Nebenkostenabrechnung prüfen – Fehler kosten Mieter oft viel Geld

Nebenkostenrechnungen kommen in Form von Tabellen oder Listen daher und sind oft vor allem eins: undurchsichtig. Sich damit zu beschäftigen, ist aber sinnvoll.

Denn Nebenkostenrechnungen sind häufig fehlerhaft und können Dich viel Geld kosten, das Du eigentlich gar nicht zahlen müsstest. Dabei muss das gar keine böse Absicht sein, sondern viele Vermieter kennen sich mit den gültigen Regeln einfach nicht genau aus. Es lohnt sich deshalb immer, genauer hinzusehen. Denn wenn man weiß, worauf man achten muss, können viele Fehler selbst entdeckt werden. Wir haben Dir hier die wichtigsten Fragen rund um Nebenkostenabrechnungen mal zusammengestellt.

Bis wann muss mir der Vermieter die Abrechnung zuschicken?

Als Erstes solltest Du prüfen, ob für die Nebenkostenrechnung die Frist eingehalten wurde, die dem Vermieter vom Gesetzgeber auferlegt wurde. Bis zum 31. Dezember des Folgejahres muss Dir der Vermieter die Nebenkostenabrechnung zukommen lassen. Für die Nebenkostenabrechnung 2023 hat Dein Vermieter also nur noch etwas über 2 Monate Zeit. Kommt eine Nebenkostenabrechnung zu spät an, musst Du die Nachforderungen nicht mehr bezahlen. Ein Guthaben verfällt hingegen nicht und der Vermieter muss es Dir auszahlen.

Wie lege ich gegen die Nebenkostenabrechnung Widerspruch ein?

Wenn Du Anhaltspunkte hast, ob die Nebenkostenabrechnung richtig ist, solltest Du Widerspruch dagegen einlegen, den Du aber begründen musst. Dafür hast Du 12 Monate Zeit. Dann kannst Du vom Vermieter Einsicht in die Kostenbelege fordern, um die Berechnungen zu überprüfen. Allerdings bleibt die Zahlungsfrist der Forderungen bestehen, Du kannst also nicht einfach nichts bezahlen, sonst kann Dir die Wohnung gekündigt werden. Vermerke aber bei der Überweisung „Zahlung unter dem Vorbehalt der Rückforderung“, so bist Du auf der sicheren Seite.

Habe ich ein Anrecht auf Ratenzahlung?

Wenn Du die Nachzahlung, die sich aus der Nebenkostenabrechnung ergeben hast, nicht begleichen kannst, hast Du keinen Rechtsanspruch auf Stundung oder Ratenzahlungen. Aber Du kannst Deinen Vermieter natürlich höflich darum bitten. Fragen kostet nichts. Oft haben Mieter gute Chancen, wenn sie von sich aus auf den Vermieter zugehen und nicht einfach den Kopf in den Sand stecken. Eventuell kannst Du auch nachforschen, ob Du vielleicht Anspruch auf staatliche Unterstützung hast. Dies kann auch der Fall sein, wenn Du sonst keine staatlichen Leistungen bekommst. Gerade bei hohen Nebenkosten-Nachforderungen aufgrund gestiegener Energiepreise lohnt es sich, beim Jobcenter oder Wohngeldamt nachzufragen. Auch bei regelmäßigem Einkommen kannst Du unter Umständen Anspruch auf Sozialleistungen bei hohen Heizkosten haben. Bezieht jemand Sozialleistungen, wird die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung immer übernommen, sofern der Verbrauch angemessen ist.

Was gehört zu den Nebenkosten?

In der Nebenkostenabrechnung dürfen nur Kosten abgerechnet werden, die auch im Mietvertrag genannt sind. Manchmal wird sich im Mietvertrag auch auf die Nebenkosten der Betriebskostenverordnung, was sozusagen alle möglichen Kosten umfasst, z. B. Heizung Warmwasser, Kaltwasser, Abwasser, Aufzug, Müllabfuhr, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Beleuchtung, Gartenarbeiten oder Hauswart. Genauso können aber auch Kosten der Bedienung, Überwachung, Reinigung und Wartung der Heizungsanlage, der Betriebsstrom, Messdienstleistungen und/oder die Mietkosten für die Erfassungsgeräte in der Nebenkostenabrechnung zurecht auftauchen. Achte unbedingt immer auf die Verteilerschlüssel. So werden bestimmte Posten nach Personenzahl abgerechnet. Achte also darauf, ob die angegebene Personenzahl überhaupt (noch) stimmt.

Nicht zu den Nebenkosten, die auf die Mieter umgelegt werden können, gehören zum Beispiel Reparaturkosten, Kosten für die Hausverwaltung, Mieten für Rauchmelder oder Feuerlöscher, Bank- und Kontoführungsgebühren, einmalige Dachrinnenreinigungen oder die Gebühren für eine Mietausfall- oder Rechtsschutzversicherung.

Wie werden die Heizkosten abgerechnet?

Wie die Heizkosten abgerechnet werden, muss im Mietvertrag stehen. So können die Heizkosten zwar nach Verbrauch und nach Quadratmetern abgerechnet werden. Nach Quadratmetern dürfen aber höchstens 50 Prozent der Gesamtheizkosten abgerechnet werden, der Rest muss nach dem jeweiligen Verbrauch bestimmt werden. In der Regel werden 30 Prozent nach Wohnfläche und 70 Prozent nach Verbrauch berechnet. Dabei solltest Du noch mal genau nachsehen, ob die angegebene Quadratmeterzahl mit Deiner Wohnungsgröße tatsächlich überein stimmt.

Wie wird die CO2-Abgabe aufgeteilt?

Beim Heizen mit Öl, Pellets oder Erdgas ist seit 2021 eine zusätzliche CO2-Abgabe fällig. Sie soll dazu motivieren, weniger zu heizen und damit die Umweltverschmutzung zu reduzieren. Für energetische Sanierungen, wie neue Fenster, bessere Dämmung und moderne Heizung, liegen jedoch in der Hand der Vermieter. Je nach Klimafreundlichkeit der Immobilie müssen die Vermieter deshalb einen Teil der CO2-Abgabe selbst bezahlen. Eine festgelegte Staffelung soll sicherstellen, dass Vermieter motiviert werden, energetische Sanierungen durchzuführen, um die CO2-Belastung zu senken. Die Aufteilung erfolgt gestaffelt nach dem energetischen Zustand des Gebäudes bzw. dem CO2-Ausstoß pro Quadratmeter. Achte also darauf, dass Dir Dein Vermieter in der Nebenkostenabrechnung nicht die gesamten CO2-Kosten aufbrummt.

Worauf muss mein Vermieter bei Leerstand achten?

Auch wenn der Wohnungsmarkt angespannt ist, kommt es hin oder wieder doch mal zu Leerstand – vor allem, wenn Wohnungen im Haus saniert werden. Die auf leerstehenden Wohnungen entfallenden Nebenkosten darf Dein Vermieter aber nicht auf die anderen Mieter umlegen. Nicht bewohnte Wohnung dürfen nicht einfach rausgerechnet werden. Überprüfe am besten, ob sich die Gesamtwohnfläche, die angegeben wird, beispielweise gegenüber dem Vorjahr verändert hat – sofern es Leerstand bei Dir im Haus gegeben hat. Das ist nicht erlaubt, sodass Du gegen die Nebenkostenabrechnung angehen kannst.