Heizkostenabrechnung prüfen – so geht’s

Stichprobenartige Untersuchungen zeigen: Viele Heizkostenabrechnungen enthalten Fehler. Deshalb ist es angesichts der aktuell hohen Energiepreise besonders wichtig, die nächste Abrechnung von Deinem Vermieter genau zu überprüfen. Worauf Du dabei achten solltest, haben wir Dir in diesem Artikel übersichtlich zusammengefasst.

Neue Regelungen bei der Heizkostenabrechnung

Am 1. Dezember 2021 trat die novellierte Heizkostenverordnung (HKVO) in Kraft. Damit wurden einige neue Pflichten eingeführt, die von Vermietern beachtet werden müssen, sofern es sich nicht um ein Zweifamilienhaus handelt, in dem der Vermieter selbst eine der beiden Wohneinheiten bewohnt. Die Änderungen umfassen folgende Punkte:

Digitale Fernablesung

Fernablesbare Messgeräte zur Erfassung des Verbrauchs bei Heizkostenabrechnungen werden mehr und mehr zum Standard. So müssen Heizkostenverteiler und Zähler, die nach dem 1. Dezember 2021 installiert wurden, auch digital aus der Ferne abzulesen sein. Zudem müssen alte Messgeräte, die man nicht an ein Smart-Meter-Gateway anbinden kann, bis auf wenige Ausnahmen bis Ende 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden.

Genauere Informationspflicht

Seit Januar 2022 muss der Vermieter dem Mieter auf Wunsch monatliche Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen zur Verfügung stellen, sofern bereits fernablesbare Messgeräte installiert sind. Die Information muss zumindest den Verbrauch im letzten Monat in Kilowattstunden, einen Vergleich mit dem Vormonat und mit dem gleichen Monat im Vorjahr enthalten. Jahresabrechnungen müssen zudem Informationen zum Brennstoffmix und einen Vergleich des aktuellen Energieverbrauchs mit dem Vorjahr bereitstellen.

Kürzungsrecht bei Pflichtverstößen

Werden die neuen Vorgaben zur Fernablesung und zur Informationspflicht vom Vermieter nicht eingehalten, kann der Mieter das Recht haben, die Heizkostenrechnung um 3 % kürzen. Liegen mehrere Pflichtverstößen vor, kann sich das Kürzungsrecht aufsummieren.

Darauf solltest Du bei Prüfung der Heizkostenabrechnung achten

Ein Vermieter hat die gesetzliche Pflicht, eine Heizkostenabrechnung zu erstellen, die sich an Deinem tatsächlichen Verbrauch orientiert. Legt der Vermieter die Gesamtkosten einfach pauschal nach der Wohnfläche um oder rechnet er den Verbrauch für leerstehende Wohnungen im Gebäude nicht aus den gesamten Heizkosten raus, kann der Mieter gegen die Heizkostenabrechnung vorgehen.

Aber auch, wenn die Heizkostenabrechnung dezidiert erscheint, kann sie Fehler enthalten. Deshalb sollte sie am besten immer genau unter die Lupe genommen werden, um gegebenenfalls einen Experten einzuschalten, der die Abrechnung professionell überprüfen kann. Auf folgende Punkte solltest Du besonders achten:

Vergleichswerte heranziehen

Zunächst sollte die neue Heizkostenabrechnung mit der Vorjahresrechnung verglichen werden. Haben sich die Personenzahl und das Nutzungsverhalten nicht geändert und sind die Verbräuche trotzdem gestiegen, ist eine fachkundige Prüfung der Heizkostenabrechnung zu empfehlen. Bedenke aber auch Faktoren wie besonders kalter Winter, besonders lange Heizperiode, mehr Home Office usw., die einen Anstieg des Verbrauchs erklären könnten.

Abrechnungszeitraum beachten

Jede Heizkostenabrechnung muss explizit den Zeitraum nennen, für den sie angefertigt wurde. Der Abrechnungszeitraum muss immer genau ein Jahr betragen und sich nahtlos an die alte Heizkostenabrechnung anschließen. Lediglich bei einem Umzug wird die Abrechnung erst ab dem Tag des Einzugs erstellt und in der alten Wohnung bis zum Auszug. Bei einem Umzug solltest Du unbedingt die alten und die neuen Zählerstände notieren und für die Abrechnung aufbewahren.

Abrechnungsfrist überprüfen

Ist der Abrechnungszeitraum beendet, muss Dir der Vermieter die Heizkostenabrechnung nach spätestens 12 Monate Zeit vorlegen. Wird die Frist nicht eingehalten, kann Deine Zahlungspflicht entfallen. Hierzu solltest Du aber unbedingt vorher ein Anwalt befragen.

Vorauszahlungen ansehen

Nebenkosten werde im Allgemeinen über Vorauszahlungen bezahlt und zum Schluss abgerechnet, ob eine Nachzahlung notwendig ist oder ob Du etwas zurückbekommst. Überprüfe also genau, ob Deine Vorauszahlungsbeträge richtig berücksichtigt wurden.

Brennstoffkosten begutachten

Auf der Abrechnung müssen der Brennstoff, z. B. Öl, Gas oder Fernwärme, und die Heiznebenkosten, z.B. Schornsteinfeger- und Wartungskosten, angegeben werden. Reparaturkosten für die Heizung dürfen dem Mieter nicht auferlegt werden. Prüfe also nach, ob keine Kosten abgerechnet werden, die Du gar nicht bezahlen musst.

Brennstoffbestand angucken

Bei Heizöl oder Flüssiggas gibt es zu Beginn der Abrechnungsperiode in der Regel einen Restbestand. Du solltest genau prüfen, ob Anfangs- und Restbestand zusammenpassen können. Wird der Anfangsbestand mit 0 Litern angegeben, ist das wahrscheinlich falsch.

Kosten für lagerfähige Brennstoffe kontrollieren

Wenn es Lieferungen für lagefähige Brennstoffe, wie Öl, Flüssiggas oder Holzpellets, mit unterschiedlichen Preisen gab, greift das sogenannte „First in – first out“-Prinzip. Der Brennstoff wird also in der Reihenfolge seiner Anlieferung berechnet. Es muss also zunächst der Preis für die erste Lieferung berechnet werden, ein Durchschnittswert aus mehreren Lieferungen ist nicht zulässig. Prüfe nach, ob das bei Deiner Abrechnung so gemacht wurde.

Umlageschlüssel vergleichen

Der Umlage- oder Verteilerschlüssel legt fest, wie die Heizkosten auf die Wohneinheiten verteilt werden. 30–50 % der Heizkosten dürfen nach Quadratmetern abgerechnet werden, der Rest wird über die Verbrauchskosten bestimmt. Der Verteilerschlüssel darf immer nur am Anfang einer neuen Abrechnungsperiode geändert werden. Darüber muss Dich der Vermieter vorab über Änderungen informieren. Wird die Heizkostenabrechnung geprüft, sollte also auch immer der Verteilerschlüssel in den Blick genommen werden.

Leerstandberücksichtigung prüfen

Wenn Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus im Abrechnungszeitraum leer stehen, darf der Vermieter die Heizkosten nicht auf die Mieter in den anderen Wohnungen abwälzen. Zu erkennen ist dies daran, dass die Quadratmeter sich im Vergleich zum Vorjahr nicht geändert haben dürfen. Das kannst Du anhand der Vorjahresrechnung überprüfen.

Was tun, wenn die Heizkostenabrechnung fehlerhaft ist?

Hast Du den Verdacht, dass etwas mit der Abrechnung nicht stimmt, kannst Du vom Vermieter die Rechnungen und Belege einfordern, die der Abrechnung zugrunde liegen. Findest Du Fehler in der Heizkostenabrechnung, solltest Du umgehend Widerspruch einlegen. Für einen Widerspruch hast Du 12 Monate nach Erhalt der Heizungsabrechnung Zeit, wobei der Widerspruch schriftlich einzulegen ist. Nach Ablauf dieser Frist ist kein Widerspruch mehr möglich. Um es nicht zu vergessen, kümmere Dich am besten zeitnah darum. Die Rechnung eigenmächtig nicht zu bezahlen oder sie zu kürzen, ist keine gute Idee. Bei Streitigkeiten solltest Du lieber einen Anwalt einschalten, der sich mit Mietrecht auskennt.

Hast Du schon mal eine fehlerhafte Heizkostenabrechnung gehabt? Wie hast Du den Fehler entdeckt und was ist aus dem fall geworden?