Fehler in der Nebenkostenabrechnung: Darauf sollte man achten

Kaum ein Thema bietet für Mieter so viel Potential, sich zu ärgern, wie es bei der Nebenkostenabrechnung der Fall ist. Nicht nur, dass diese oftmals zum falschen Zeitpunkt eintrifft, meist beinhaltet sie auch noch eine Nachzahlung. Und das bedeutet für den Mieter dann höhere Kosten. Allerdings sollte man die Nachzahlung als Mieter nicht in jedem Fall einfach so zahlen – denn in immer mehr Fällen werden bei der Nebenkostenabrechnung Fehler gemacht. Und diese können wirklich einen Unterschied ausmachen. Besser ist es da, man prüft die Nebenkostenabrechnung und legt bei Bedarf Widerspruch ein – maximal zwölf Monate hat man dafür Zeit.

Sicherlich, man möchte es sich mit seinem Vermieter nicht verscherzen, aber zu viel zahlen möchte man im Regelfall ebenfalls nicht. Die Nebenkosten setzen sich dabei aus ganz unterschiedlichen Dingen zusammen. Müllabfuhr und Treppenhausreinigung, Wartung von Aufzügen und mehr zählen dazu. Aber auch Versicherungen, die Grundsteuer oder ein Hausmeister können die Kosten in die Höhe schnellen lassen. Die sogenannten Betriebskosten machen daher schon einiges aus. Und die vielen Berechnungen bergen durchaus das Potential, dass sich Fehler einschleichen können. Die nachfolgenden Aspekte zeigen die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung auf und helfen dabei, diese zu erkennen. Mitunter kann man so am Ende von einer korrigierten Abrechnung profitieren. In Anbetracht dessen, dass beinahe jede zweite Abrechnung Fehler enthält, ist die Wahrscheinlichkeit dafür gar nicht so gering.

Tipp für Mieter: Nur vertraglich vereinbarte Kosten zahlen!

Die Nebenkostenabrechnung ist mitunter kompliziert aufgebaut und für Laien schwer zu verstehen. Kosten für den Müll, für den Schornsteinfeger und für Abwasser sind darin beispielsweise enthalten. Was aber, wenn in der Abrechnung Posten auftreten, die im Mietvertrag gar keine Erwähnung finden? Dann muss man diese generell auch nicht zahlen. Stellt der Vermieter plötzlich Kosten in Rechnung, die vorher nie angesprochen oder vereinbart waren, sollte man sich als Mieter dagegen wehren.

Darüber hinaus sollte man als Mieter die Nebenkostenabrechnung des Vermieters aber auch in anderer Hinsicht genau prüfen. Die eigenen Zahlungen zusammen mit der monatlichen Miete beispielsweise werden in vielen Fällen nicht richtig zusammengerechnet, sodass sich Unterschiede ergeben können. Ebenso sollte genau zu erkennen sein, für welchen Zeitraum die Abrechnung gültig ist und auf welche einzelnen Posten sich diese bezieht. Nur so ist es für den Mieter überhaupt möglich, die Abrechnung nachvollziehen zu können. Das ist grundsätzlich sehr wichtig.

Diese Aspekte sollte man sich genauer ansehen:

• Wurde die Abrechnung für die richtige Wohnung erstellt?
• Wurden die eigenen Abschläge für die Nebenkosten berücksichtigt?
• Ist der Verteilerschlüssel korrekt angewandt worden?

Tipp: Durch einen Vergleich der vorherigen Abrechnung der Nebenkosten kann man mögliche Unstimmigkeiten sofort und einfach erkennen. Gibt es hier bei gleichen Rahmenbedingungen deutliche Unterschiede, sollten diese ganz genau überprüft werden.

Innerhalb welcher Frist muss die Nebenkostenabrechnung reklamiert werden?

Als Mieter hat man nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung bis zu zwölf Monate Zeit, etwaige Fehler zu reklamieren. Allerdings sollte man eine mögliche Nachzahlung schon vorher – entsprechender der gesetzlichen Frist – leisten – mitunter auch unter Vorbehalt. Somit ist man auf der sicheren Seite und kann die vom Vermieter gemachten Fehler auch später noch anzeigen.

Der Vermieter hat für einen Abrechnungszeitraum zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Trifft die Nebenkostenabrechnung zu spät ein, muss man eine eventuelle Nachzahlung nicht mehr leisten.

Wie kann die eigene Nebenkostenabrechnung überprüft werden?

Wer die erhaltene Neben- und Betriebskostenabrechnung prüfen möchte, sollte hierbei möglichst genau vorgehen. Neben der Abrechnung an sich braucht man hierfür auch noch den Mietvertrag, aus dem die einzelnen Posten hervorgehen sollten, die hier eine Rolle spielen. Auch die Abrechnung aus dem Vorjahr – sofern vorhanden – sollte man dabei berücksichtigen. So lassen sich Fehler in vielen Fällen ganz einfach und schnell feststellen.

Was zählt zu den Nebenkosten…

• Grundsteuer
• Kosten für Schornsteinfeger
• Treppenhausreinigung
• Kanalgebühren
• Heizkosten
• Gebäudeversicherung
• Müllentsorgung
• Gartenpflege

…und was nicht?

• Versicherung gegen Mietausfall
• Öltankleasing
• Bankgebühren für Mietkonto
• Verwaltungskosten
• Gastankmiete

Woran kann man Fehler in der Nebenkostenabrechnung erkennen?

Oftmals fallen Fehler nicht auf den ersten Blick auf. Denn auch Zahlendreher sind als Fehler zu verstehen. Sind in den einzelnen Posten Beträge aufgeführt und kommt dabei am Ende ein anderes Ergebnis heraus, handelt es sich vielfach um Rechenfehler oder Zahlendreher. Darauf kann man seinen Vermieter dann direkt aufmerksam machen.

Andere Fehler fallen nicht so schnell auf. Oftmals sind Posten in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt, die gar nicht als solche abgerechnet werden können. Als Mieter muss man das allerdings auch erst einmal wissen. Daher sieht der Gesetzgeber auch eine zwölfmonatige Frist für Reklamationen vor. So ist ausreichend Zeit, die Nebenkostenabrechnung selber zu prüfen oder sich hierfür Hilfe zu holen – zum Beispiel bei einem Mieterverein.

Fehler, die immer wieder auftreten:

• Anrechnung von Verwaltungskosten

Auch wenn im Mietvertrag davon die Rede ist: Verwaltungskosten muss der Mieter nicht tragen. Vermieter versuchen zwar immer wieder, diese abzurechnen, das ist allerdings nicht zulässig.

• Hausmeisterdienste

Die Leistungen eines Hausmeisters muss man als Mieter zahlen. Allerdings werden die Posten oftmals getrennt in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt – und man sollte dann doch einmal nachfragen. Denn wenn man für einen Hausmeister zahlt, muss man für eine zusätzliche Flurreinigung oftmals nicht noch einmal zahlen. Diese Aufgabe könnte grundsätzlich auch der Hausmeister erledigen.

• Reparaturkosten

Mieter müssen die Kosten für Reparaturen nicht tragen, sodass diese Kosten auch nicht als Nebenkosten abgerechnet werden können.

Hat man als Mieter ein Anrecht auf günstige Nebenkosten?

Tatsächlich hat man als Mieter ein Recht darauf, dass der Vermieter die Nebenkosten so gering wie möglich hält. Gibt es bei der Berechnung von Abwasser oftmals keine Sparmöglichkeiten, sieht dies bei Versicherungen oder Energieversorgern anders aus. Nimmt der Vermieter die teuerste Versicherung in Anspruch, obwohl andere Anbieter ähnliche Leistungen bieten, so kommt das dem Mieter nicht zugute. Der Mieter kann dann fordern, dass ein anderer Anbieter – beispielsweise für die Gasversorgung – genutzt wird.

Grundsätzlich kann man sich als Mieter den Strom- oder Gasversorger auch selber aussuchen. Das gilt insbesondere dann, wenn in der Wohnung ein eigener Zähler vorhanden ist. Dennoch rechnen viele Vermieter Strom und Gas immer noch über die Nebenkosten ab, was an sich kein Problem ist. Allerdings ist dabei immer der Anspruch des Mieters zu wahren, möglichst wenig an Nebenkosten zu zahlen. Daher sollte vom Vermieter in einem solchen Fall ein Anbieter ausgesucht werden, der keine allzu hohen Kosten erhebt. Liegen die Kosten über dem Marktdurchschnitt, kann der Mieter eine Reduzierung der Kosten fordern.

Ärger mit dem Vermieter vermeiden: Trotz verpasster Frist trotzdem zahlen?

Mit dem Ende eines Abrechnungszeitraums – zum Beispiel ein Kalenderjahr – hat der Vermieter zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung fertig- und zuzustellen. Verpasst er diese Frist, muss man als Vermieter nicht mehr zahlen, wenn eine Nachzahlung verlangt wird. Doch viele Mieter zahlen trotzdem. Zähneknirschend zwar, aber sie zahlen. Der Grund: Sie möchten Ärger mit dem Vermieter vermeiden. Doch notwendig ist das keinesfalls. Der Vermieter sollte seine gültigen Fristen kennen und entsprechend dieser die Nebenkostenabrechnung fertigstellen. Somit gibt es grundsätzlich gar keinen Grund, eine nicht mehr berechtigte Forderung zu zahlen. Rücksicht auf den Vermieter muss man dabei in aller Regel ebenfalls nicht nehmen.

Einige Mieter trauen sich aber noch nicht einmal, ihren Vermieter auf offensichtliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung hinzuweisen. Sei es, weil sie Ärger fürchten oder den Aufwand nicht auf sich nehmen möchten. Grundsätzlich empfehlen Mietervereine allerdings, sich gegen falsche Nebenkostenabrechnungen auf jeden Fall zu wehren. Ansonsten könnt es der Vermieter – wenngleich es auch ein Versehen gewesen sein kann – bei der nächsten Abrechnung erneut so machen.

Positionen abrechnen, die nicht im Mietvertrag stehen?

Der Vermieter hat kein Recht dazu, Positionen in der Nebenkostenabrechnung abzurechnen, die zuvor nicht im Mietvertrag festgehalten wurden oder bei denen es sich nicht um Betriebsausgaben handelt. Dabei müssen die einzelnen Positionen auch wirklich getrennt im Mietvertrag stehen, damit sie in den Nebenkosten berücksichtigt werden können. Verpasst der Vermieter dies, muss man für fehlende Punkte nicht zahlen – auch wenn die Kosten dafür generell über die Nebenkosten abzurechnen wären.

Ebenso verhält es sich mit angeblichen Nebenkosten, die als solche gar nicht abgerechnet werden dürfen. Viele Vermieter versuchen zwar, hier entsprechende Ausgaben geltend zu machen, haben dazu aber keine Berechtigung. Ist der Vermieter beispielsweise Mitglied in einem Vermieterverband, so kann er die hierfür anfallenden Kosten nicht auf seine Mieter umlegen.

Gleichermaßen darf ein Vermieter auch keine Kosten für notwendige Reparaturen in den Nebenkosten abrechnen. Diese Kosten sind grundsätzlich vom Vermieter zu tragen und dürfen nicht auf die Mieter umgelegt oder abgewälzt werden. Versucht ein Vermieter dies dennoch, kann die Abrechnung der Nebenkosten angefochten werden. Sie muss dann vom Vermieter nicht in der Form akzeptiert werden und es besteht der Anspruch auf eine Korrektur.

Merke: Durch eine Kontrolle der Nebenkostenabrechnung können Mieter in vielen Fällen und Jahr für Jahr oftmals bares Geld sparen. Sei es aufgrund von Rechenfehlern oder weil Kosten abgerechnet wurden, die in der Nebenkostenabrechnung gar nicht zulässig sind.

Höhere Nebenkosten: Eine Gewerbefläche befindet sich im Haus?

Ist in einem Haus nicht nur eine Mietwohnung, sondern befinden sich darin auch noch Gewerbeflächen, ist das Umlegen der Betriebskosten auf alle Parteien nicht in dieser Form zulässig. Eine Gewerbefläche verbraucht oftmals deutlich mehr Energie und Wasser, sodass für die Gewerbeflächen eine eigenständige Nebenkostenabrechnung erforderlich ist. Für die Wohneinheiten müssen die Nebenkosten zudem bereinigt werden, sodass die angefallenen Kosten für die Gewerbefläche(n) dabei nicht berücksichtigt werden.

Ebenso müssen auch die Kosten herausgerechnet werden, die eine möglicherweise leerstehende Wohnung verursacht. Auch diese Kosten dürfen nicht auf alle anderen Mieter umgelegt werden. Dies wäre für die anderen Mieter unfair, da die Kosten grundsätzlich anfallen und nicht durch Mieter verursacht werden. Eine Umlage der anfallenden Kosten für den Leerstand ist somit nicht erlaubt. Eine Nebenkostenanrechnung ist in diesem Fall nicht wirksam und muss demzufolge durch den Vermieter korrigiert werden.

Häufig werden Fehler durch den Verteilerschlüssel verursacht

Der Verteilerschlüssel ist bei der Nebenkostenabrechnung ein wahrer Quell für Fehler. Der Fenstersims, Dachschrägen oder auch Balkone müssen hier berücksichtigt werden, allerdings kommt es dabei vielfach zu Fehlern. Anhand dessen kann die Wohnfläche nur ermittelt werden, die für die Berechnung der Nebenkosten eine Rolle spielt. Die Abrechnung kann alleine schon durch eine falsche Berechnung der Quadratmeterzahl falsch erstellt werden – und somit ist sie vom Vermieter zu korrigieren.

Einheitliche Nebenkostenabrechnungen sind dabei in jedem Fall erforderlich. Das heißt, dass alle Angaben und Kostenfaktoren entweder verbrauchsabhängig oder verbrauchsunabhängig vorzufinden sein müssen. Wird dies dennoch gemacht, kann man als Mieter der Abrechnung widersprechen. Als Mieter kann man die Art der Abrechnung in vielen Fällen nicht so einfach erkennen, sodass Fehler auch in diesem Zusammenhang nur schwer auffallen. Auch deshalb ist es ratsam, die Nebenkostenabrechnung in jedem Fall ganz genau zu überprüfen.

Generell ist die Nebenkostenabrechnung oftmals wirksam

Trotz aller möglichen Fehler, die man als Vermieter zum Teil macht, bleibt eine Nebenkostenabrechnung grundsätzlich wirksam, sodass die Mieter zahlen müssen. Dieses Urteil wurde 2004 am Bundesgerichtshof gefällt (BGH Urteil v. 17.11.2004 VIII ZR 115/04). Damit die Nebenkostenabrechnung gültig ist, muss sie allerdings einige Bedingungen erfüllen. Dazu zählen:

• Gesamtkosten für einzelne Betriebskostenpositionen müssen enthalten sein
• Vorauszahlungen des Mieters müssen verrechnet sein
• Anteil des Mieters muss nachvollziehbar berechnet sein
• Umlageschlüssel muss erwähnt und nachvollziehbar sein

Gibt es hierbei Fehler, ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam und als Mieter muss man nicht zahlen. Inhaltliche Fehler berechtigen den Mieter nicht dazu, die Nachzahlung verweigern. Inhaltliche Fehler können allerdings auch nach der Zahlung noch reklamiert und dann vom Vermieter korrigiert werden.

Tipp für Mieter:
Wurde die Nebenkostenabrechnung mit Fehlern übermittelt und bereits die Nachzahlung geleistet, muss man keine höhere Nachzahlung akzeptieren, wenn der Vermieter die Abrechnung später korrigiert und höhere Kosten anfallen würden. Durch die Zahlung ist der Anspruch des Vermieters ausgeglichen worden. Anders sieht es aus, wenn die Nachzahlung noch nicht geleistet wurde. Dann muss man als Mieter eine Korrektur auch dann hinnehmen, wenn dadurch eine höhere Nachzahlung entsteht.

Vermieter dürfen maximal zwölf Monate abrechnen

Für Vermieter ist es wichtig zu wissen, dass in der Nebenkostenabrechnung lediglich zwölf Monate abgerechnet werden dürfen. Das umfasst beispielsweise den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres. Eine Abrechnung vom 1. Januar bis zum 1. Januar des Folgejahres wäre allerdings nicht zulässig. Besonders wichtig kann diese Frist sein, wenn während des Jahres ein Mieterwechsel stattgefunden hat. Selbst wenn der neue Mieter erst zum 1. Dezember eingezogen ist, ist es für Vermieter ratsam, nach den ersten vier Wochen bereits eine Abrechnung zu erstellen. So kann die erneute Abrechnung dann die entsprechenden folgenden zwölf Monate beinhalten.

Wird eine Zwischenabrechnung durchgeführt, darf sich diese allerdings nur auf den betreffenden Zeitraum beziehen – nicht aber auf das ganze Jahr.

Wo bekommen Mieter Hilfe mit der Nebenkostenabrechnung?

Ganz gleich, ob man nun seine Zweifel hat oder ob man die Nebenkostenabrechnung einfach so einmal prüfen lassen möchte – als Mieter kann man sich hierfür einfach Hilfe holen. In nahezu jeder Stadt gibt es Mieterverbände, bei denen die Interessen von Mietern im Mittelpunkt stehen. Aber auch Anwälte können dabei helfen, die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen. Oftmals sind Mieterverbände aber günstiger, man muss hier jedoch Mitglied werden und eine Jahresgebühr zahlen. Dafür bekommt man hier auch in anderen Fällen Hilfe – zum Beispiel bei Schimmel in der Wohnung oder bei einer Kündigung der Wohnung.

Außerdem gibt es auch Bücher, die dabei helfen, die einzelnen Posten der Nebenkostenabrechnung zu verstehen. Diese findet man sowohl im Bücherhandel als auch online. Sie bieten in einer einfachen Form Zugang zu einem recht komplexen Thema. So kann man mitunter herausfinden, welche Kosten als Betriebskosten zugelassen sind. Weiterhin haben sich einzelne Dienstleister auch schon darauf spezialisiert, die Nebenkostenabrechnungen von Mietern zu prüfen. Gegen eine pauschale Gebühr werden dann mögliche Fehler ermittelt und mitgeteilt. Somit kann man als Mieter dann recht einfach dagegen vorgehen.

Betrügen Vermieter absichtlich mit der Nebenkostenabrechnung?

Tendenziell sollte man seinem Vermieter keinen Betrug unterstellen, wenn man eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung erhält. Oftmals ist es Unwissenheit oder auch schlichtweg ein Versehen, wenn fehlerhafte Beträge oder auch unzulässige Positionen in der Betriebskostenabrechnung auftauchen. Dennoch kann es natürlich auch Vermieter geben, die dies ganz bewusst machen und somit ein kleines Zubrot verdienen möchten. Hat man den Verdacht, kann man sich an die Verbraucherzentrale oder einen Mieterverband wenden. Hier erfährt man dann meist schnell, welche Möglichkeiten man hat und wie man auf die Vorgehensweise des Vermieters reagieren kann.

Fazit: Nicht nur bei Zweifeln sollte die Nebenkostenabrechnung geprüft werden

Als Mieter sollte man die erhaltene Nebenkostenabrechnung des Vermieters in jedem Fall prüfen. So kann man Fehler und auch zu hohe Beträge erkennen und in einigen Fällen tatsächlich bares Geld sparen. Vor allem sollte man nachschauen, ob alle Kosten wirklich laut Mietvertrag abgerechnet werden dürfen oder ob nicht zulässige Posten in den Nebenkosten zu finden sind. Ist dies der Fall, muss man die Abrechnung nicht so einfach hinnehmen und kann sich dagegen zur Wehr setzen. Ebenso hat man die Möglichkeit, eine zu spät erhaltene Nebenkostenabrechnung zu ignorieren – eine etwaige Nachzahlung muss man dann nicht mehr leisten. Spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung dem Mieter zugestellt worden sein.

Vermieter sollten darauf achten, dass sie einen möglichen Leerstand sowie auch Gewerbeflächen innerhalb der Nebenkostenabrechnung ausklammern – Wohneinheiten haben einen anderen Energie- oder auch Wasserverbrauch, sodass die gemeinsame Abrechnung angefochten werden kann. Zudem haben Mieter die Möglichkeit, Fehler in der Nebenkostenabrechnung volle zwölf Monate lang anzumerken. Innerhalb dieser Frist muss der Vermieter somit Korrekturen vornehmen und möglicherweise zu hoch ausgefallene Nachzahlungen erstatten.

Reparaturen oder auch Verwaltungskosten darf man als Vermieter dabei in der Nebenkostenabrechnung gar nicht berücksichtigen – sie sind stets als Vermietersache anzusehen.