E Rechnungen – ab 2025 für alle Selbständigen Pflicht?

Die Digitalisierung schreitet unaufhörlich voran. Ab 2025 soll auch der Rechnungsverkehr schrittweise immer mehr digitalisiert werden. Dazu wird die sogenannte E-Rechnung eingeführt. Was es mit der E-Rechnung genau auf sich hat, wer von den neuen Regelungen betroffen ist, welche Übergangsregelungen es gibt und was Du als Selbständiger jetzt tun solltest, erläutert Dir dieser Artikel.

EU-Regelung wird auch in Deutschland verpflichtend

Mit dem Start ins Jahr 2025 soll der Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen nur noch papierlos und elektronisch erfolgen. „Kein Problem,“ denkt da vielleicht der eine oder andere Selbständige, „ich verschicke meine Rechnungen sowieso per PDF als E-Mail.“ Doch das reicht bald nicht mehr unbedingt aus. Ab dem 1. Januar 2025 wird die sogenannte E-Rechnung in Deutschland eingeführt, die auf einer EU-weiten Regelung basiert und ein bestimmtes Datei-Format haben muss. Durch das einheitliche Dateiformat soll gewährleistet werden, dass die E-Rechnung systemunabhängig digital empfangen und versendet sowie mittels Software ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann. So können Unternehmen, Steuerberater und Finanzbehörden gleichermaßen auf die Daten zugreifen.

Für Deutschland sind zwei Formate für E-Rechnungen in Sicht:

  • Eine XRechnung basiert auf einem gängigen XML-basierten Format.
  • Eine ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.

Wichtig zu wissen: Andere digitale Rechnungen und Endungen, z. B. als PDF, TIF oder JPG, zählen nicht als rechtsgültige E-Rechnung.

Wer von der Neuregelung der E-Rechnung betroffen ist

Nur B2B-Geschäfte: Die E-Rechnungspflicht zielt nur auf den Zahlungsverkehr für steuerrelevante Leistungen zwischen Unternehmen ab, was als B2B-Geschäft bezeichnet wird. Bestellst Du als Selbständiger beispielsweise Waren bei einem Großhändler, greift die E-Rechnungspflicht. Verkaufst Du die Waren an Deine Kunden, greift sie nicht.

Alle Unternehmensgrößen: Wie groß Dein Unternehmen ist, spielt bei der Einführung der E-Rechnung keine Rolle. Sowohl Konzerne als auch KMU und Solo-Selbstständige sind betroffen, sofern sie umsatzsteuerpflichtig sind.

Welche Übergangsregelungen bei E-Rechnungen gelten

  • 2025–2026: In diesen beiden Jahren gilt lediglich die Pflicht, als Unternehmen E-Rechnungen empfangen zu können. Sofern der Rechnungsempfänger zustimmt, kannst Du Deine eigenen Rechnungen aber erstmal noch in Papierform, als PDF oder in anderen digitalen Formaten verschicken.
  • 2027: Jetzt dürfen Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers zwar immer noch in anderen Formaten versendet werden. Dies gilt aber nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres bei maximal 800.000 € liegt. Liegt der Umsatz Deines Unternehmen darüber, musst Du das XRechnung- oder ZUGFeRD-Format nutzen.
  • 2028: Ab diesem Jahr muss jede B2B-Rechnung einem der genannten E-Rechnungs-Dateiformate entsprechen. Es muss nicht nur der Empfang, sondern auch der Versand in einem gültigen Format möglich sein. Aktuell wird diskutiert, die Übergangsphase noch bis Juli 2030 zu verlängern. Das steht aber noch nicht fest.

Was Du als Selbständiger jetzt tun solltest

In der Regel hat jedes Unternehmen auch mal mit B2B-Geschäften zu tun, selbst Solo-Selbständige. Deshalb solltest Du Dich bis zum Jahreswechsel zumindest mit dem Empfang von E-Rechnungen beschäftigen. Viele Anbieter von Buchhaltungssoftware haben die E-Rechnung schon lange auf dem Schirm und entsprechend den Funktionsumfang um den Empfang und auch oft gleich um den Versand und die Verarbeitung von E-Rechnungen erweitert. Prüfe am besten mal nach, ob Du mit Deinem Programm E-Rechnungen zumindest empfangen kannst. Bietet Deine Software nicht mal den Empfang von E-Rechnungen an, solltest Du Dich bis zum Jahresende nach Alternativen umsehen. Hast Du mit vielen verschiedenen B2B-Kunden zu tun, solltest Du Dich auch um eine Möglichkeit zum Erstellen und Versenden von E-Rechnungen kümmern. Falls ein Kunde seine Zustimmung für ein anderes Format verweigert, könnte das sonst in Stress ausarten.

E Rechnungen – ab 2025 für alle Selbständigen Pflicht?

Was Du als Selbständiger von E-Rechnungen hast

Sieh es am besten so: Durch E-Rechnungen kommst Du einem papierlosen Büro immer näher. Du musst keine Papierrechnungen mehr ausdrucken und aufbewahren, was Dir viel Platz spart. Du musst die Rechnungen zwar immer noch 10 Jahre lang aufbewahren, bei E-Rechnungen reicht aber beispielsweise ein sicherer Cloudspeicher dafür aus.

Zudem sollen alle Prozesse im Rechnungswesen, bei der Buchhaltung und bei der Steuer durch E-Rechnungen langfristig einfacher und effizienter werden. Wie gut das allerdings wirklich funktioniert, wird erst die Zeit zeigen.

Fazit: Kümmere Dich am besten jetzt darum!

Auch wenn E-Rechnungen erst schrittweise vollständig eingeführt werden und es lange Übergangsfristen gibt: Zumindest um den Empfang von E-Rechnungen wirst Du ab 2025 kaum noch herumkommen. Wenn Deine Geschäftspartner auf E-Rechnungen bestehen, wirst Du 2025 auch schon welche verschicken müssen. Da eine Umstellung auf E-Rechnungen etwas Aufwand erfordert und technische Probleme nicht ausgeschlossen sind, ist es sinnvoll, sich jetzt schon damit zu beschäftigen. Wenn E-Rechnungspflicht dann irgendwann ohne Ausnahmen greift, bist Du schon gut vorbereitet. Bis zum Jahreswechsel hast Du noch ein paar Wochen Zeit, um eine passende Lösung für Deine Selbständigkeit 2025 zu finden.