Aufbewahrungspflicht von Unterlagen bei der Steuererklärung

Die Steuererklärung ist ein Thema, das uns üblicherweise einmal im Jahr nervt, manchmal sogar öfter als nur einmal. Bei der Abgabe der Steuererklärung gibt es viele Fallstricke, in die man sich verwickeln kann. So ist beispielsweise die Aufbewahrung von Unterlagen bei der Steuererklärung eine Problematik, die euch viel Geld kosten kann.

Um euch an die Hand zu nehmen und euch ein paar praktische Tipps zu geben, lernt ihr in diesem Artikel alles zur Aufbewahrungspflicht von Unterlagen bei der Abgabe der Steuererklärung.

Von der Vorlage zum Vorbehalt von Belegen

Wer schon einige Jahre beruflich tätig ist, wird sich vielleicht noch daran erinnern, dass man bis 2017 Belege bei der Abgabe der Steuererklärung einreichen musste. Das änderte sich mit der Einkommensteuererklärung 2017, da man seit 2017 keine Belege mehr vorlegen, sondern nur noch vorbehalten muss.

Das heißt für euch bei der Abgabe der Steuererklärung folgendes: Ihr solltet eure Belege ordentlich dokumentieren, damit ihr bei einer Nachfrage von Seiten des Finanzamtes einen Beleg vorweisen könnt. Nur so könnt ihr eure Steuerrückzahlung sichern, wenn ihr eine Angabe macht, die das Finanzamt nicht ohne weiteres glaubt.

Aufbewahrungspflicht für Gewerbetreibende und Selbstständige

Die Aufbewahrungspflicht bzw. Pflicht zum Vorbehalt der Belege unterscheidet sich zwischen Gewerbetreibenden und Angestellten. So sind Personen, die selbstständig sind oder ein Gewerbe führen, verpflichtet ihre Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufzubewahren.

Welche Art von Dokumenten ihr als Gewerbetreibende bzw. Selbstständige vorbehalten müsst, hängt sicherlich von eurem exakten Berufsfeld ab. Euer Steuerberater wird euch dahingehend beraten können.

Aufbewahrungspflicht für Unterlagen für Angestellte

Eine Aufbewahrungspflicht für Unterlagen für Angestellte in dem Ausmaß von den Gewerbetreibenden oder Selbstständigen gibt es nicht. Die Vorbehaltepflicht der Dokumente für Privatpersonen gilt so lange, bis man seinen endgültigen Steuerbescheid in den Händen hält. Bis dahin kann das Finanzamt jederzeit Belege nachfordern, danach wird das nicht mehr geschehen.

Wichtig: Nur der Erhalt des endgültigen Steuerbescheids gibt die Sicherheit, dass keine Belege mehr nachgefordert werden können. Ein vorläufiger Steuerbescheid bietet diese Sicherheit nicht. Solltet ihr Widerspruch gegen einen Steuerbescheid einlegen, müsst ihr die Belege außerdem weiterhin vorbehalten.

Generell bietet es sich an, Belege auch darüber hinaus zu behalten. Experten empfehlen sogar eine Vorbehaltezeit von bis zu 4 Jahren, wobei man sich über die Sinnhaftigkeit dieser langen Vorbehaltezeit sicherlich streiten könnte.

Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen

Wahrscheinlich unterschätzt ist die Vorbehaltepflicht von Kontoauszügen – und ehrlich gesagt wusste ich nachfolgendes bisher auch nicht. Es wird geraten Kontoauszüge mindestens 4 Jahre aufzubewahren.

Innerhalb von diesen 4 Jahren kann das Finanzamt Kontoauszüge als Nachweise verlangen, um zu prüfen, ob die Werbungskosten, Sonderausgaben und weitere außergewöhnliche Belastungen bezahlt wurden. Weiter können darüber regelmäßige Zahlungen wie Miete und Gehalt nachgewiesen werden.

Solltet ihr die Kontoauszüge nicht haben, aber brauchen, könnt ihr sie für eine Gebühr üblicherweise bei eurer Bank beantragen.

Fazit zur Aufbewahrungspflicht von Unterlagen bei der Steuererklärung

Ich bin ehrlich gesagt etwas überrascht über die Tatsache, dass Finanzämter theoretisch bis zu 4 Jahre nach dem Einreichen einer Steuererklärung noch einen Kontoauszug anfragen könnten. Wahrscheinlich kommt das in der Praxis nach dem Erhalt des endgültigen Steuerbescheids nicht vor – es macht ja auch keinen Sinn – aber überraschend finde ich es.

Für die Erklärung der Steuer kann man sich jederzeit Hilfe über einen Steuerberater oder eine von vielen verschiedenen Steuerapps holen. Praktisch ist auch, dass der Steuerberater diese Dokumente üblicherweise für euch aufbewahrt, sodass ihr keine dutzenden Ordner in den zu kleinen Wohnungen aufbewahren müsst.

Lasst uns mal bitte in den Kommentaren wissen, ob ihr eure Steuererklärung selbst schreibt oder ob ihr diese Arbeit an einen Steuerberater übertragen habt. Lasst uns gerne auch wissen, welche Erfahrungen ihr mit Steuererklärungen gemacht habt.

Quelle:
t3n.de – Steuererklärung: Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?